Hay una escala que me parece la forma más honesta de que un dueño de negocio se ubique sin que nadie le venda nada. Viene de un estudio académico publicado en 2025 que midió, empresa por empresa, qué tanto usaban su información para decidir. Son cuatro niveles.
Nivel 0: no se registran datos
El negocio opera, vende, cobra, pero no queda rastro ordenado de nada. Las ventas se anotan en una libreta o de plano no se anotan. No se sabe quién compró, ni qué, ni cuándo.
Es más común de lo que se admite, sobre todo en negocios de mostrador. Y no es necesariamente malo: un puesto con tres productos y clientela de barrio funciona perfecto así.
El problema aparece al crecer. Cuando abres un segundo punto o metes un tercer producto, ya no te alcanza la cabeza, y como nunca hubo registro, tampoco hay historial al cual regresar.
Nivel 1: se registran datos, pero no se convierten en información
Aquí ya hay punto de venta, facturación electrónica, tal vez un Excel. Los datos existen. Se guardan. Nadie los mira.
Este es el nivel donde está la mayoría de las pymes con las que trabajamos, y es el más frustrante, porque desde afuera parece que todo está en orden. Hay sistemas, hay reportes, hay archivos. Lo que no hay es nadie convirtiendo eso en una respuesta.
La señal de que estás aquí: si alguien te pregunta cuánto ganaste el mes pasado por línea de producto, sabes exactamente en qué sistema está la respuesta, pero te tomaría dos días armarla.
Nivel 2: hay información, pero no se usa para decidir
Este nivel es el más engañoso, porque parece avanzado. El negocio tiene reportes. Los recibe. Hasta los revisa.
Pero las decisiones se siguen tomando igual que antes. El reporte dice que el producto A dejó menos margen que el B, y la siguiente promoción igual se la pusimos al A, porque "el A siempre se ha vendido bien".
Se llega aquí por dos razones. Una, que el reporte llega tarde, cuando la decisión ya se tomó. Dos, que el reporte no responde la pregunta que el dueño realmente tiene, sino la que el sistema sabe contestar.
Nivel 3: se decide con los datos
El negocio registra, convierte en información y actúa sobre ella. Cuando el número cambia, algo cambia en la operación esa misma semana.
No significa que la intuición desaparezca. La intuición de alguien con quince años en un giro vale muchísimo. Significa que ahora se puede revisar: si la corazonada y el número no coinciden, hay una conversación, y de ahí sale una decisión mejor que cualquiera de las dos por separado.
Por qué la escala sirve
Porque reubica el problema.
Casi todos los negocios que nos buscan creen que están en el nivel 0 y que necesitan empezar desde cero. Cuando revisamos, casi siempre están en el 1 o en el 2. Ya tienen los datos. A veces hasta tienen los reportes.
Y eso cambia completamente el tamaño del proyecto. Subir del 0 al 1 es instalar sistemas y es caro. Subir del 1 al 2 es conectar lo que ya existe. Subir del 2 al 3 no es tecnológico en absoluto: es decidir que la junta del lunes empieza mirando el número.
Si estás en el nivel 2, la buena noticia es que lo que te falta no se compra.
Cómo saber dónde estás
Hazte estas tres preguntas en orden.
¿Si te pido las ventas de los últimos 12 meses por producto, existen en algún lado? Si no, nivel 0.
¿Puedes verlas organizadas en menos de una hora, sin pedirle nada a nadie? Si no, nivel 1.
¿La última decisión importante que tomaste, la tomaste después de ver un número o antes? Si fue antes, nivel 2.
En SmartDax el diagnóstico empieza justo por aquí, ubicando el nivel, porque de eso depende todo lo demás. Dura una hora y no tiene costo. Escríbenos en smartdax.com.mx.
Fuente: escala de madurez en el uso de datos propuesta en Revista Pymes, Innovación y Desarrollo, vol. 13 núm. 1 (2025), basada en un estudio aplicado a 73 pymes latinoamericanas. https://revistascientificas.uach.mx/index.php/excelencia-administrativa/article/download/1542/2824
https://dialnet.unirioja.es/descarga/articulo/10382552.pdf
